沟通在绩效管理过程中的作用

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绩效管理在组织发展中发挥着越来越重的作用,绩效沟通的重性也日益显现。在计划、实施、考核、结果运用的过程中,沟通的重点各不相同,也需应用不同的策略来达到沟通效果。
关键词沟通绩效管理作用

沟通是指一位组织成员向另一位成员传递决策前提信息的过程,这一过程在管理的全过程中不可或缺。绩效管理是管理的重内容,指制定员工的绩效目标并收集与绩效相关的信息,定期地员工的绩效目标完成情况作出评价和反馈,以改善员工工作并最终提高组织整体的制度化过程。绩效管理通过考核提高个体的绩效,最终实现组织目标。绩效沟通贯穿于整个绩效管理过程的始终,管理者与员工之间就绩效问题进行持续不断的信息发送、接收与反馈,对目标达成共识,及时解决绩效实施中出现的问题,使组织战略落到实处。组织有时会出现一些状况,员工的个人能力都很强,但工作缺乏主动性和团队精神,对组织制定的政策、制度不理解、不配合甚至有负面情绪,不愿充分发挥自身能力,组织内耗大,整体绩效不高,沟通不畅是其中很大一个原因。
一、绩效管理过程中沟通的作用
绩效管理是一个自上而下推行、自下而上实施的过程,它包含绩效计划的确定、绩效实施与监督、绩效考核与反馈、绩效结果的运用四个阶段。绩效计划,是指在绩效周期开始时,结合组织的年度计划,在组织、部门、个人层面设定绩效目标和衡量指标的过程;绩效实施则把目标落实细化到组织中的每一名员工;绩效考核与反馈,可及时调整绩效管理体系运行过程中的问题,及时进行绩效辅导和绩效改进,促进绩效目标的实现;绩效激励,是对绩效考核结果的运用,对绩优者进行奖励,对欠佳者进行针对性管理。在每一个阶段中,上下级间持续不断的双向沟通起着重作用。
(一)绩效计划的制定阶段
在这个阶段,组织管理者做好事先的宣传培训工作,使组织成员了解绩效管理基本知识。管理者通过绩效考核可以提高业绩管理水平,实现部门目标;员工的参与可以促进业务水平的提升和工作方法的改进。同时,让管理者了解绩效管理的工具,掌握绩效沟通的方法,有意识的强化沟通工作。通过各种形式的沟通,使管理者和员工都明确自己的具体工作目标,对绩效目标和应达到的结果做到心中有数。
(二)绩效的实施与监督阶段
在这个阶段,通过不断的双向沟通,员工能及时把遇到的问题与困难向人力资源管理者或直线管理者反映并及时加以解决,保证绩效过程的顺利进行。应有策略的选择沟通方式,以避免员工因采取的方法和措施不当,而导致资源浪费,影响目标实现。只有当方法措施、资源分配等问题在绩效实施过程中,通过沟通获得了一致性,管理者才能清楚怎样去进行有效的管理,员工才能明白怎样做才能符合企业的求,并时刻与企业的整体发展保持一致。
管理者需适时地对部门和员工的工作进行督导,检查他们的工作方法和进度,及时帮助他们改正工作中出现的错误。员工在执行任务的过程中遇到难题,出现新的情况而导致工作停滞不前,这时需管理者帮助他们排忧解难;另外,管理者对员工执行任务的手段应进行监督,防止员工为获得奖励而不择手段采取有损企业长远利益的行为。
(三)绩效的考核与反馈阶段
绩效考核是检验实施结果的过程。考核过程应当公平、透明、可量化。通过考核标准及结果的公示,令被考核者明白应达到的目标、与绩优人员差距,使之心服口服。本环节中沟通是在绩效考核结果出来后就本次考核所得的结果、员工目标完成情况、没有完成原因分析,以及下阶段改进计划交流所进行的沟通。
在这个过程中,人力资源管理者和直线管理者对员工进行考核,既有考核又有指导,把考核结果及时反馈给员工,并帮助员工进行改进。绩效反馈是一个比较复杂的过程,这个过程对于管理者和被管理者双方来说有可能是不易接受的,沟通和反馈很可能达不到预期效果。在将绩效考核不佳的结果明确而委婉地传递给下属的同时,肯定其付出,还明确绩效有可能提高的方面,这样才会给下一步的绩效改进带来显著的效果。
(四)绩效考核结果运用阶段
绩效考核并不是最终目的,考核结果的运用才是目的,在绩效考核过程中获得的大量有用信息可以运用到组织管理各项活动中。首先,可以利用向员工反馈考评结果的机会,帮助员工找到问题、明确方向,对员工改进工作,提高绩效会有促进作用,对于没有完成的目标,看看是客观原因还是主观原因造成的;是企业内部管理还是外部环境发生了变化引起的;或是员工的胜任能力不足还是经验不够等。对于完成或超前完成的目标也分析,以便把员工所采取的有效方法措施在企业内部进行分享,促进企业的发展。但更重的是对于不理想的目标进行下一步改进的沟通与制定,因为一个考核周期的结束就是下一考核周期的开始。在绩效考核反馈阶段,通过沟通,提出明确有效的下一阶段改进计划,以达到实现员工业绩和能力的提升和保证企业绩效持续发展的双重目的;其次,可以为人力资源规划调整,为工作说明书的修订、招聘、培训与开发、奖励和惩罚、薪酬调整、员工调动等提供依据,最后可以用来加强组织与员工之间的沟通,发现组织存在的问题。
二、改善沟通的策略
(一)组织文化层面
组织文化受到高层管理者、工作群体特征、基层主管领导风格影响,每一个组织都有其独特的文化,组织的领导和员工共同信守基本信念、价值标准、职业道德及精神风貌,这是组织文化的核心和灵魂。组织也需构建一个开放、有利于沟通的文化氛围,使员工能够对组织产生认同感,有追求自我与组织共同发展,实现个人价值及组织绩效提升双赢的动力,能够发挥出个人的最佳能动性来完成绩效目标。
(二)管理制度的完善
管理制度是保证绩效管理体系运行的保证和依据。它包括组织绩效考评管理、个人岗位绩效考评管理、员工个人绩效申诉、绩效面谈和绩效辅导、绩效考评结果应用等一系列制度,使绩效管理具体化、流程化。各项管理制度不应只落实在文字上,而是落实到绩效的实施过程当中,管理者及员工应熟悉各种规范,在问题发生时懂得如何运用规范来避免发生冲突,造成恶劣后果。
(三)沟通方法改进
绩效沟通方法也是多种多样。对于经常接触、沟通方便的管理者或员工,非正式的交谈可能取得良好效果;当管理层需倾听基层员工的建议时,收集书面报告并加以分析、汇总可以及时反映问题;组织机构分布较为分散的,可以借助现代化的通讯设备进行沟通;一对一的正式面谈适用于对绩效不佳者的辅导与改进,能建立融洽的沟通氛围,使员工获得被尊重的感觉;团队则可以用定期会议的方式进行交流。不论选择哪一种沟通方法,都是为了及时发现与解决问题,为了提高个人、团队与组织的效率,从而带动组织整体绩效的提升。

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